e-Belge uygulamalarında kayıt olmadan önceki tarihli bir belge düzenlenebilir/ alınabilir mi?

10-07-2023

Vergi Teknolojileri

vergiteknolojileri.com.tr

e-Belge uygulamalarında kayıt olmadan önceki tarihli bir belge düzenlenebilir/ alınabilir mi?

e-Belge uygulamalarında, uygulamalara dahil olan mükellefler uygulamalara dahil olduktan sonra ne kadar daha kağıt belge düzenleyebilir, kağıt belge düzenlenebilecek haller nelerdir, uygulamaya dahil olmadan önceki bir tarihe belge düzenlenebilir mi, düzenlenmesi durumunda iptal işlemi nasıl yapılır ve cezai sorumlukları nelerdir sorularının yanıtını bu yazıda bulabilirsiniz.

Yazı: Yalçın Tercan, İdea Teknoloji Çözümleri

e-Belge uygulamalarına 1 Temmuz 2023 tarihinde kapsama giren mükelleflerin dahil olmasıyla, e-fatura uygulamasında yer alan mükellef sayısı 1 milyonu aştı, e-Arşiv Fatura kullanıcı sayısı da 1 milyona çok yaklaşmış durumda.

Bu kadar büyük bir ekosistemde özellikle uygulamalara yeni dahil olan mükellefler açısından, uygulamalara dahil olma tarihi e-belge düzenleme ve alma yükümlülükleri bakımından önem arz ediyor. Aksi durumda bu mükellefler cezalarla muhatap olabilir.

Mükellefler uygulamalara dahil olduktan sonra ne kadar daha kağıt belge düzenleyebilir?

509 no.lu VUK Genel Tebliğine göre e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları hariç diğer e-Belge uygulamalarına dâhil olan mükellefler, uygulamaya dâhil oldukları tarihin içinde bulunduğu ayın sonuna kadar, söz konusu belgeleri kâğıt ortamda da düzenleyebilirler. Ancak aynı işlem için e-Belge veya kâğıt ortamdaki belgelerinden sadece birinin düzenlenmesi gerekmektedir. Bu tarih e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7 gündür. e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamaları için 7 günden, diğer e-belge uygulamalarına dahil olunan tarihin ait olduğu ayın sonundan itibaren, belgelerin e-belge olarak düzenlenmesi zorunludur, bu tarihlerden sonra istisnalar hariç kağıt ortamda belge düzenlenmesi halinde kanunda yazılı cezalar tatbik edilir.

Örneğin 1 Temmuz hafta sonuna gelmesi nedeniyle 3 Temmuz 2023’te e-fatura başvurusu yapan mükellef hangi yöntemle uygulamayı kullanırsa kullansın 10 Temmuz’a kadar kağıt fatura düzenlemeye devam edebilir. Ancak 11 Temmuz’da artık tamamen e-fatura düzenlemelidir.

Benzer şekilde 3 Temmuz 2023’te e-irsaliye başvurusu yapan mükellef, hangi yöntemle uygulamayı kullanırsa kullansın temmuz sonuna kadar kağıt sevk irsaliyesi düzenlemeye devam edebilir. Ancak 1 Ağustos’ta artık tamamen e-irsaliye düzenlemelidir.

Kağıt Belge düzenlenebilecek haller nelerdir?

e-Belge uygulamalarına dahil olan mükelleflerin, sistemlerinde arıza veya kesinti meydana gelmesi veya diğer mücbir sebep durumlarında düzenlenmek üzere yeterli miktarda matbu belgeleri bulundurmaları zorunludur. Bu şekilde belge düzenlemek istisnai bir uygulamadır. Matbu belge düzenlemeye başlamadan önce GİB’e konu hakkında kanıtlayıcı bilgi ve belgelerle birlikte yazılı olarak bilgi verilmesi ve bu durumun süreklilik arz etmemesi gerekmektedir.

Süreklilik arz etmesi halinde, uygulamalardan kendi bilgi işlem sistemlerinin entegrasyonu yöntemiyle yararlanan mükelleflerin entegrasyon izinleri GİB tarafından iptal edilebilir.

e-Belge uygulamalarında uygulamalara dahil olma tarihinden önceki bir tarihe e-belge düzenlenebilir mi?

e-Belge uygulamalarında belge düzenleme tarihi olarak, belgenin GİB sistemi üzerinden geçtiği veya elektronik sertifikalarla imzalandığı tarih olarak değil, fatura üzerindeki belge düzenleme tarihi (issue date) esas alınır. Bu durumda tarih bazında belge numarası müteselsilliğine dikkat edilerek bugün, belge tarihi daha geçmiş bir güne ait e-belge düzenlemek mümkündür.

Ancak e-Belge düzenleyen herhangi bir mükellef e-belge uygulamasına henüz dahil olmadığı bir tarihe ait e-belge düzenlemesi için, e-belge uygulamaları tarafında teknik olarak bir engel bulunmamasına rağmen düzenlenen e-belge hukuki olarak usulsüz bir belgedir.

Benzer şekilde e-Belge uygulamalarına dahil olan mükelleflerin, uygulamaya yeni dahil olan bir mükellefe, henüz kullanıcı listelerine girmediği bir tarihe düzenlenen e-belgeler teknik olarak GİB sisteminden başarı ile geçseler bile geçersiz belgelerdir.

Örneğin 3 Temmuz 2023 tarihinde e-arşiv fatura uygulamasına dahil olmuş bir mükellef, 30 Haziran 2023 tarihli bir e-arşiv fatura düzenlerse GİB sistemlerine bu e-arşiv fatura raporlansa bu fatura geçersiz bir belgedir. ( https://ebelge.gib.gov.tr/dosyalar/Duyuru_EFatura_Tarihi.pdf - 08.01.2016)

e-Belge uygulamalarında uygulamalara dahil olma tarihinden önceki bir tarihe e-belge düzenlenmesi veya alınması halinde iptal işlemi nasıl yapılır?

e-Belge uygulamalarında uygulamalara dahil olma tarihinden önceki bir tarihe e-belge düzenlenmesi veya alınması halinde e-belge uygulamasına göre bazı farklılıkları bulunan İptal/İtiraz işlemleri uygulanmalıdır. GİB uygulamalarında ilave veya farklı bir yöntem tanımlanmamışsa Türk Ticaret Kanunu’nun 18. Maddesi kapsamında ilgili e-belgeye itiraz edilmesi gerekir. Bu konuyla ilgili aşağıdaki yazılarımıza göz atabilirsiniz:

https://vergiteknolojileri.com.tr/e-arsiv-fatura-iptali-ve-e-arsiv-faturaya-itiraz

https://vergiteknolojileri.com.tr/e-fatura-iptal-portali-nasil-kullanilacak

e-Belge uygulamalarında, uygulamalara dahil olma tarihinden önceki bir tarihe e-belge düzenlenmesi veya alınması halinde uygulanacak cezai işlem nedir?

GİB sistemleri üzerinden taraflar arasında iletilen veya GİB sistemlerine raporlanan her bir e-Belge için gönderici ve alıcı hukuken sorumludur. GİB e-Belge uygulamalarında taraflar, sadece sisteme dahil oldukları tarihten itibaren e-belge düzenleyebilir veya alabilir. Aksi halde bu belgeler için VUK 353. Maddesi gereği özel usulsüzlük cezası kesilir. Elektronik belge olarak düzenlenmesi gerekenler de dâhil olmak üzere, verilmesi ve alınması gereken belgelerin belirlenen zorunlu haller hariç olmak üzere kâğıt olarak düzenlenmesi halinde; bu belgeleri düzenlemek ve almak zorunda olanların her birine, her bir belge için 2.200 TL’den az olmamak üzere Özel usulsüzlük cezası kesilir. Fatura, gider pusulası, müstahsil makbuzu ile serbest meslek makbuzlarına ayrıca bu belgelere yazılması gereken meblağın veya meblağ farkının %10’u nispetinde özel usulsüzlük cezası kesilir.